A teljesítésekből kézzel készül számla
Felesleges egyeztetéseket és nehezen mérhető időveszteséget épít be a napi működésbe.
Számlázás és továbbszámlázás
Bejövő teljesítések, szerződések, költségek és ügyfélmegállapodások alapján előkészített számlák és ellenőrzött továbbszámlázási folyamatok.
01 / HELYZETFELMÉRÉS
Ahol általában idő és pénz vész el
Az automatizáció nem az eszközzel kezdődik. Először azt vizsgáljuk meg, hol ismétlődik a munka, hol állnak külön rendszerekben az adatok, és mely hibák okoznak valódi üzleti veszteséget.
A továbbszámlázható költségek kimaradnak
Csökkenti az átláthatóságot, ezért a hibák oka és felelőse csak későn válik láthatóvá.
Nem látható, mely tétel lett már kiszámlázva
A munkatársak értékteremtés helyett ismétlődő adminisztrációval foglalkoznak.
A szerződéses díjak és indexálások kézi ellenőrzésűek
Minden ismételt adatbevitel új hibalehetőséget teremt, a végrehajtás pedig nehezen követhető vissza.
A jóváhagyás e-mailben akad el
A folyamat láthatatlanul várakozik, miközben nem egyértelmű, kinél van a következő döntés.
A számlázási és fedezeti riport későn készül el
Értékes munkaórákat köt le, miközben a vezetés csak késleltetett adatokból tud dönteni.
02 / TIPIKUS LEHETŐSÉGEK
Példák az automatizálható folyamatokra
Az alábbiak gyakori, jól automatizálható példák — nem egy zárt szolgáltatáslista. A konkrét megoldást mindig az Ön működéséhez, rendszereihez és üzleti céljaihoz tervezzük. Lehet teljesen automatikus, vagy ahol szükséges, emberi jóváhagyási pontokkal felügyelt.
Számlázási esemény automatikus felismerése
Az ismétlődő lépések szabályozott folyamatba kerülnek, teljes naplózással és egyértelmű felelősségi pontokkal.
Továbbszámlázható költségek projekthez és ügyfélhez rendelése
A szükséges információ automatikusan eljut a következő munkafázisba, így megszűnik a kézi továbbítás és várakozás.
Számlatervezet automatikus előkészítése
A rendszer a háttérben elvégzi az adatgyűjtést és az előkészítést, a munkatárs csak a döntést igénylő eseteket kapja meg.
Szerződéses díj-, limit- és adóellenőrzés
Az üzleti szabályok automatikusan lefutnak. A folyamat működhet teljesen automatikusan, vagy igény szerint emberi jóváhagyási pontokkal.
Pénzügyi jóváhagyási folyamat
Az üzleti szabályok automatikusan lefutnak. A folyamat működhet teljesen automatikusan, vagy igény szerint emberi jóváhagyási pontokkal.
Kiszámlázási, kintlévőségi és fedezeti riport
A rendszer automatikusan elkészíti és a meglévő riportálási csatornába továbbítja a szükséges adatokat.
03 / ÍGY MŰKÖDIK
Az információ útja, lépésről lépésre
A rendszer a beállított szabályok alapján akár automatikusan is kiállíthatja a számlát. Adózási, szerződéses vagy nagy értékű tételnél igény szerint pénzügyi jóváhagyási pont kapcsolható be.
Teljesítés vagy költség beérkezik
Szerződés és projekt azonosítása
Számlázható tételek ellenőrzése
Számlatervezet és jóváhagyás
Kiállítás, könyvelés és riport
Automatikus vagy igény szerint felügyelt
A rendszer a beállított szabályok alapján akár automatikusan is kiállíthatja a számlát. Adózási, szerződéses vagy nagy értékű tételnél igény szerint pénzügyi jóváhagyási pont kapcsolható be.
Kevesebb elmaradt továbbszámlázás, gyorsabb pénzügyi zárás és pontosabb fedezet
Akár 2 hétaz első automatizáció bevezetése
Naplózottfolyamat és robotfutás
Prioritásüzleti érték alapján
04 / SZAKMAI MEGKÖZELÍTÉS
Technológia a háttérben, működés az előtérben
A projekt nem egy önálló bot átadásával ér véget. Dokumentált, monitorozott és módosítható rendszert építünk.
01◎
Felmérés és prioritás
Feltérképezzük a munkaidőt, a hibák költségét, az elvesző bevételi lehetőségeket és az adatok útját.
EREDMÉNYRangsorolt automatizációs terv, mérhető első projekttel.
02✓
Rugalmas kontroll
A rendszer adatot gyűjt, ellenőriz, előkészít és riaszt. A folyamat lehet teljesen automatikus, vagy a szükséges szakmai, pénzügyi és jogi pontokon emberi jóváhagyással felügyelt.
BIZTONSÁGNaplózott műveletek, elkülönített jogosultságok és igény szerinti jóváhagyási pontok.
03↗
Bevezetés és üzemeltetés
Integráljuk a meglévő rendszereket, teszteljük a működést, dokumentálunk és betanítjuk az érintett munkatársakat.
FOLYAMATOSSÁGMonitorozás, hibakezelés, mentés és tervezhető továbbfejlesztés.
05 / INTEGRÁCIÓK
A meglévő rendszerei együtt dolgoznak
Az alábbiak példák, nem zárt lista. API-val, webhookkal, adatbázis-kapcsolattal, ellenőrzött import–exporttal vagy robotizált kezeléssel a régebbi és egyedi rendszereket is összekapcsoljuk.
BillingoSzámlázz.huNAV Online SzámlaERPCRMBanki exportProjektkezelőExcel / Google SheetsMicrosoft 365Google WorkspaceSharePoint / Google DriveTeams / SlackREST API / WebhookSFTP / CSVSQL-adatbázisAI API-kEgyedi belső rendszer
Más rendszert használ? Nem probléma: a technikai felmérésen megvizsgáljuk az API-, fájl-, adatbázis- vagy felületalapú kapcsolódás lehetőségét.
06 / GYAKORI KÉRDÉSEK
Az első egyeztetés előtt
Le kell cserélni a meglévő rendszereket?+
Általában nem. Elsősorban a jelenlegi eszközök biztonságos összekapcsolására törekszünk.
Mennyi idő a bevezetés?+
Egy jól körülhatárolt első automatizáció akár 2 hét alatt bevezethető. Összetettebb rendszernél az audit után adunk pontos ütemezést.
Garantált a megtérülés?+
Nem ígérünk audit nélküli garantált eredményt. Mérhető célokat és adatalapú becslést adunk.
Díjmentes automatizálhatósági vizsgálat
Mutasson meg egy problémás folyamatot. Megvizsgáljuk, automatizálható-e, milyen rendszereket kell összekapcsolni, és hogyan érdemes elkezdeni.